中國加入世界貿(mào)易組織已經(jīng)五周年。伴隨著中國入世，中國的企業(yè)開始越來越多的走出國門，到海外參展、開廠、做生意，琢磨著怎么從老外的兜里掏出更多的錢。海外參展是出國做生意的第一步，目的是在人家門里來個自我介紹，先聲奪人，為日后的買賣打下個好基礎(chǔ)。在海外如何參展、辦展？參展、辦展有哪些竅門、步驟和注意事項？我們請業(yè)內(nèi)專家為您說個明白。
團隊組建有學(xué)問
企業(yè)參加展會的目的是展示企業(yè)品牌形象，代表企業(yè)參加展覽的團隊必須精心挑選。對負(fù)責(zé)展臺的團隊的挑選取決于企業(yè)希望對外界傳達的形象。這個團隊視規(guī)模大小應(yīng)該包括產(chǎn)品技術(shù)人員、市場銷售人員、優(yōu)秀的翻譯和禮儀服務(wù)人員。
產(chǎn)品技術(shù)人員和市場銷售人員如果能用英語與專業(yè)觀眾交流是最理想的，如果不能就要配備專業(yè)翻譯，這樣會使溝通順暢，獲得意想不到的效果。
禮儀服務(wù)人員最好選擇氣質(zhì)外形良好、有一定外語基礎(chǔ)的女孩，這不妨委托主辦方或通過企業(yè)自己的渠道從當(dāng)?shù)毓蛡蛳嚓P(guān)專業(yè)的大學(xué)生，并在開展前進行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)，讓她們熟悉企業(yè)的團隊成員、參展的目的及其各自的職責(zé)，以便她們能把觀眾及時引導(dǎo)到接待人員面前，確保每一個到達展位的專業(yè)觀眾，都能了解到他們所需要的企業(yè)及其產(chǎn)品的全部信息。
參展項目主管最好選擇一個英文流利甚至能講展覽會所在國語言的人來擔(dān)當(dāng)。如果展覽會團隊中沒有一個人能夠講英語，那么至少要選擇一個有到國外參加展覽經(jīng)驗的人。
參展人員不論是否有過參展經(jīng)驗都要進行培訓(xùn)，讓每個人都了解企業(yè)參展的目標(biāo)和他們在其中應(yīng)該扮演好的角色。展會上推銷產(chǎn)品和服務(wù)跟平常的業(yè)務(wù)交流是有一定差別的，尤其是在與客戶交流的方式、面對競爭者如何行事、言談舉止應(yīng)遵守的原則以及信息跟蹤等等方面都有所不同。
出國參加展覽會是一次對體能和精力的考驗，所以應(yīng)該選擇積極主動、充滿活力的員工在展覽會期間擔(dān)任形象大使。一般來說，由3到5名核心成員組成的團隊規(guī)模是比較理想的，這樣可以確保展臺上始終能夠有至少兩個人在場，并且有人手應(yīng)付突發(fā)事件。
專業(yè)觀眾巧組織
展覽會最寶貴的是現(xiàn)場的專業(yè)觀眾，誰抓住了專業(yè)觀眾，誰就是展會的贏家。但是，展會現(xiàn)場觀眾數(shù)量龐大，除了歐洲之外，多數(shù)地方的多數(shù)展覽會是面向普通觀眾的，這就需要在展前做好專業(yè)觀眾的組織工作。
普通觀眾的作用在于壯大展臺聲勢，借此也可以吸引部分專業(yè)觀眾和媒體的眼球，為擴大展臺的觀眾流量，有必要提前對參展活動進行宣傳、溝通。這里有一些常用的手段。
電話、傳真是最常用的方法，但成本較高，一般只針對關(guān)系比較密切的客戶和成功幾率比較大的潛在客戶。
電子郵件。向所有潛在客戶和業(yè)內(nèi)人士發(fā)送資料。電子郵件成本低，資料量不受限制，可以將資料按照時間段分幾次發(fā)送。
短信。短信受內(nèi)容和成本的限制較大，可以以提醒的形式發(fā)送，一般3次就足夠了：報名后通知企業(yè)將于某月某日參加某個展會、資料發(fā)送后提醒查收、開展之前提醒展位號。
郵寄資料。包括參會資料和展位活動邀請。郵寄資料有電子郵件無可比擬的優(yōu)點，但是成本較高，應(yīng)注意使用人群是客戶和潛在客戶。一般來說，范圍不大于電子郵件。郵寄資料最好在開展前1個月左右將資料和邀請一并送達，之后配合短信提醒。
展覽會會刊和名錄展板。主辦方為向參會企業(yè)提供增值服務(wù)，一般會免費給企業(yè)提供一定的會刊版面，這可通過填寫展覽會主辦方寄來的表格完成。一般免費的位置不夠醒目，沒有特色，如果企業(yè)實力允許，可以付費購買好的版面和個性化的宣傳內(nèi)容。
名錄展板是主辦方為參會企業(yè)提供的增值服務(wù)，也是方便觀眾參觀的指南。在該名錄上露面可以讓所有參觀展覽會的觀眾知道企業(yè)的參展，觀眾通常都是根據(jù)名錄上的展商信息來設(shè)計自己的參觀路線。如果有機會，一定不要忘記提供足夠印刷清晰度的企業(yè)標(biāo)志，如果企業(yè)標(biāo)志完全由漢字組成的話，要將它翻譯成當(dāng)?shù)匚淖帧?
一般的主辦方都會設(shè)立新聞中心或資料中心，開展前要盡量取得在主辦方新聞通稿中出現(xiàn)企業(yè)名稱的機會，這可以在報名參展的時候跟主辦方積極爭取。
參展方都要把自己的資料放到主辦方的新聞中心或資料中心，不管被哪家媒體發(fā)現(xiàn)并對企業(yè)的產(chǎn)品和服務(wù)進行宣傳都是擴大知名度的好機會。這些資料可以簡要介紹企業(yè)的業(yè)務(wù)范圍及生產(chǎn)方面的信息；拳頭產(chǎn)品介紹；銷售游說和尋找合作伙伴的市場目標(biāo)。資料最好嵌配相關(guān)產(chǎn)品照片和簡要的規(guī)格數(shù)據(jù)。
對于展會，媒體是永遠(yuǎn)值得配合的，參會的團隊要時刻準(zhǔn)備接受媒體的采訪，企業(yè)的信息能見諸媒體，是參加展會的意外收獲。
