怎樣制訂展覽招展應(yīng)急預(yù)案

1．招展可能失敗的因素
招展工作并非是一帆風(fēng)順的，經(jīng)濟(jì)環(huán)境影響、市場發(fā)展變化、天災(zāi)人禍等情況都有可能影響招展工作的順利進(jìn)行，這些風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生且具相當(dāng)程度的不確定性和無法預(yù)見性。因此，招展工作與其它工作一樣，存在一定風(fēng)險(xiǎn)。如何事先能做好應(yīng)對招展風(fēng)險(xiǎn)的準(zhǔn)備，分析風(fēng)險(xiǎn)對招展工作影響的具體原因，對招展工作進(jìn)行應(yīng)急處置，從而采取切實(shí)的組織措施，降低對展覽展示影響，我國自SARS以后，眾多的展覽組織機(jī)構(gòu)都將制定招展應(yīng)急預(yù)案納入了議事日程。
2．展覽應(yīng)急預(yù)案的制訂
應(yīng)急預(yù)案的制定是在深入對以上三種可能發(fā)生招展“失敗”的不同因素進(jìn)行分析后，涌過對當(dāng)時(shí)環(huán)境的有效評估所制訂相應(yīng)的解決方案。招展應(yīng)急預(yù)案有以下幾個(gè)內(nèi)容
（1）如何在第一時(shí)間針對可能出現(xiàn)的危機(jī)可能性進(jìn)行分析評估；
（2）在危機(jī)出現(xiàn)的第一時(shí)間迅速成立應(yīng)急評估班子；
（3）規(guī)劃財(cái)務(wù)預(yù)算或在展覽展示組織機(jī)構(gòu)的管理經(jīng)費(fèi)中設(shè)立危機(jī)的“應(yīng)急基金”
（4）危機(jī)處理的宣傳方案策劃；
（5）如何有效規(guī)避危機(jī)風(fēng)險(xiǎn)所構(gòu)成的法律責(zé)任等。
針對招展過程中產(chǎn)生的具體“失敗”情況的防范，預(yù)案還應(yīng)增加相關(guān)的內(nèi)容
1）針對社會環(huán)境因素
．展覽展示組織機(jī)構(gòu)決策層應(yīng)隨時(shí)關(guān)注社會政治方面的形勢和動態(tài)，從思想上保持必要的應(yīng)急準(zhǔn)備。
．組織預(yù)備高素質(zhì)的溝涌團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)對由社會環(huán)境層面引發(fā)的難題際回題）。
．制定應(yīng)急宣傳方案及展覽營銷的調(diào)方案（如展期延期舉辦、展商結(jié)構(gòu)調(diào)等）。
2）展覽自身的因素
．展覽組織機(jī)構(gòu)要特別關(guān)注目標(biāo)參展商針對展覽的信息反饋，及時(shí)排除和解釋招展隱患，化解可能惡化的危機(jī)因素。
．加強(qiáng)對展覽項(xiàng)目可行性分析的再研究，找出原因，提前進(jìn)行預(yù)防，例如對展館面積的租訂要適當(dāng)，并爭取留有余地。
．一旦展覽招展出現(xiàn)難以挽回的情況，要盡早進(jìn)行展覽的項(xiàng)目轉(zhuǎn)移處理，例如與其他類似的展覽合并，以及補(bǔ)充其他展覽內(nèi)容擴(kuò)大招展等。
．出現(xiàn)最嚴(yán)重的內(nèi)部管理因素而導(dǎo)致無法按期舉辦展覽，要本著最大限度減少損失（經(jīng)濟(jì)與影響方面的損失）的原則，果斷處理，盡早宣布展覽改期、延期或停辦，并對相關(guān)后果進(jìn)行彌補(bǔ)。
3）突發(fā)事件因素
．在相關(guān)展覽招展協(xié)議、合同等文件中增設(shè)“不可抗力”的條款；
．為目標(biāo)參展商購買相關(guān)的保險(xiǎn)。
例如，2003年“非典”疫情是極其嚴(yán)重的天災(zāi)人禍，展覽招展無疑受到了很大影響，針對這種情況我國大多數(shù)的展覽組織機(jī)構(gòu)都選取了停辦或延期展覽檔期的決定，針對招展過程中已發(fā)生經(jīng)濟(jì)關(guān)系的參展商進(jìn)行了事后分別補(bǔ)償?shù)霓k法，有效地控制了危機(jī)惡化所帶給展覽展示組織者更大的經(jīng)濟(jì)與信譽(yù)的損失。