會(huì)議成功三步曲
一個(gè)會(huì)議能否成功，有三個(gè)關(guān)鍵點(diǎn)—會(huì)前細(xì)致的接待方案、會(huì)中跟蹤落實(shí)、會(huì)后總結(jié)。
會(huì)前策劃方案細(xì)致全面
會(huì)議策劃方案細(xì)致與否直接關(guān)系到會(huì)議能否有序進(jìn)行。在會(huì)議的接待方案中，除了對(duì)接待工作的內(nèi)容和流程、計(jì)劃要有細(xì)致的安排外，一定還要有一個(gè)清晰的責(zé)任分工表，清楚明了地標(biāo)明主辦、承辦、會(huì)議酒店三方人員責(zé)任和分工，做到責(zé)任到人。很多做會(huì)議的人非常注重會(huì)議的方案中接待工作的內(nèi)容和流程、計(jì)劃是否完備，但在責(zé)任到人上不能非常明確，總認(rèn)為即使有什么問(wèn)題出現(xiàn)，現(xiàn)場(chǎng)工作人員也會(huì)應(yīng)急處理。像在機(jī)場(chǎng)接參會(huì)代表這類的事情，雖然不是什么大事，但如果客人落地，場(chǎng)面溫馨親切，體貼周到，車輛服務(wù)及時(shí)到位，參會(huì)者會(huì)有良好的第一印象。但處理不好，會(huì)直接影響參會(huì)者對(duì)會(huì)議的第一印象;同時(shí)，也會(huì)影響其參會(huì)的情緒。所以，做會(huì)者應(yīng)該特別注意接待方案的細(xì)致性，在每個(gè)環(huán)節(jié)，各方工作人員的“溝對(duì)”要完全到位。
會(huì)中跟蹤落實(shí)
責(zé)任到人是做任何事晴成功的前提，那么是不是有了這個(gè)前提就一定成功?對(duì)于會(huì)議來(lái)說(shuō)，這就有賴于會(huì)中跟蹤落實(shí)了。會(huì)議不只是狹隘意義上的開(kāi)會(huì)，它是個(gè)大概念，包含了開(kāi)會(huì)以外的諸多事宜，如餐飲質(zhì)量、會(huì)議環(huán)境、設(shè)備準(zhǔn)備等。陳鴻南表示，每次辦會(huì)之前，他都會(huì)讓負(fù)責(zé)餐飲的工作人
員到訂餐餐廳預(yù)先品嘗菜肴，然后確定“會(huì)議餐”的菜單。會(huì)議期問(wèn)，會(huì)有專門的責(zé)任人現(xiàn)場(chǎng)檢查“會(huì)議餐”與菜單是否相符，質(zhì)量是否合格，若不合格，當(dāng)場(chǎng)撤換。這種跟蹤能從根本上杜絕“會(huì)議殘疾”，生病再醫(yī)，不如提前預(yù)防。這種“跟蹤落實(shí)”應(yīng)該貫穿整個(gè)會(huì)議活動(dòng)的始終和方方面面，并且要施行金字塔式層層負(fù)責(zé)制，全面跟蹤。
會(huì)后總結(jié)
會(huì)后總結(jié)向來(lái)是辦會(huì)者容易忽略的一個(gè)問(wèn)題。一般情況下，會(huì)議結(jié)束后，主辦方或承辦方會(huì)給參會(huì)代表一張印有幾個(gè)簡(jiǎn)單調(diào)查問(wèn)題的表格，最后反饋回的問(wèn)卷比例小，會(huì)議中存在的問(wèn)題也不容易找出，承辦方的運(yùn)營(yíng)商也不能有更多的機(jī)會(huì)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)。在此次Molex年度銷售研討會(huì)議結(jié)束時(shí)，承辦方改變了以往的做法，用了一份很詳細(xì)的問(wèn)卷調(diào)查與參會(huì)者做的細(xì)致交流，對(duì)于會(huì)議的成敗有了十分明晰地反饋。承辦方又把這些反饋信息第一時(shí)間發(fā)給運(yùn)營(yíng)商、主辦方。這種做法，有利于三方共同成長(zhǎng)，增進(jìn)溝通，在以后的合作中會(huì)更見(jiàn)實(shí)效。會(huì)議的整體質(zhì)量會(huì)越來(lái)越有保障。
