招展程序
選擇好某個(gè)展覽，與主辦單位取得聯(lián)系，對方會傳真或郵寄給您報(bào)展文件。這些文件應(yīng)包括展覽會介紹資料、參展申請表格、參展費(fèi)用、相關(guān)服務(wù)、展館展位圖、參展人員手冊等。
填好參展表格，返回給大會主辦者，并得以確認(rèn)之后，你還要將全部或者部分展位費(fèi)作為定金匯至主辦者，這樣你的展位便得到最后的確定。
費(fèi)用預(yù)算
參展費(fèi)用包括展覽費(fèi)、展位裝飾裝修費(fèi)、展品運(yùn)輸費(fèi)和機(jī)票、火車、長途車費(fèi)、市內(nèi)交通費(fèi)、食宿費(fèi)、必要的設(shè)備租賃費(fèi)、廣告宣傳費(fèi)、資料印刷費(fèi)、禮品制作費(fèi)、會議室租賃費(fèi)等。做參展經(jīng)費(fèi)預(yù)算時(shí)還要加上總費(fèi)用的10%，作為不可預(yù)見費(fèi)用的支出。
展臺位置
展臺的集團(tuán)由主辦者全盤規(guī)劃、按照產(chǎn)品和服務(wù)的內(nèi)容、行業(yè)、地區(qū)等因素安排，工者是以展位費(fèi)的多少來區(qū)分位置的好壞。主辦者提供的展位圖上標(biāo)出了哪些位置可供選擇。總之，越早將參展申請表格遞給大會主辦者，越容易得到好的位置。
標(biāo)準(zhǔn)展臺
除國內(nèi)某些大型商品訂化會仍采用面積較小的展位外，通常展覽會的展位面積為9平方米，稱為標(biāo)準(zhǔn)展臺。大會主辦者負(fù)責(zé)標(biāo)準(zhǔn)展臺的搭建并提供展示所需要的基本設(shè)施，包括三面展墻、兩個(gè)能固定的展墻上的射燈、一個(gè)展桌、兩把椅子、地毯、220V5A三相電源插座，以及刻寫楣板即參展公司的名稱。無特殊要求，楣板文字是你填寫在參展表格中的單位名稱。
展覽會的標(biāo)準(zhǔn)展位中，有一種特殊的位置——位于每行展位的預(yù)端，是最多只有兩面展墻的展位，它有兩個(gè)邊甚至三個(gè)邊可以面對觀眾行走的通道，能更多接觸到參觀者。因此，如果你越早申請參展，就越有機(jī)會向大會主辦者尋求該種展位。
特修展臺
超過4個(gè)或4個(gè)以上標(biāo)準(zhǔn)展位的面積時(shí)，你可以只預(yù)定光地面，裝修則可以根據(jù)公司產(chǎn)品特點(diǎn)、技術(shù)特點(diǎn)、市場定位、展覽期間的活動安排、做出別出心裁的獨(dú)特裝修。
展位裝修
大會提供標(biāo)準(zhǔn)展位的搭建，展墻、桌椅都采用防火材料，在做特裝修時(shí)要特別注意，如果采用的是木結(jié)構(gòu)的展架和裝飾物，應(yīng)涂上防火涂料。
家具
大多數(shù)參展商會有這樣的感受，就是一個(gè)資料桌不夠用。大會組織者、展覽場館，要以提供桌椅、柜子、沙發(fā)等家具的臨時(shí)租用服務(wù)。
水、電、煤氣
如果你在展覽中要大量用電以及使用上下水、煤氣、天然氣等，你一定要在參展表格中加以說明、特別強(qiáng)調(diào)，在收取一定的費(fèi)用后，大會主辦者會安排并可以提供這此服務(wù)。
電話
你可以申請展覽期間租用電話線，但要提前向主辦單位提出，以免除不必要的加急費(fèi)用。
物品保管
展覽期間，大會組織者對展會提供安全保障，展覽館出入口設(shè)有保安，大件展品的出入館都要登記。但目前我國展館尚缺少貴重物品保險(xiǎn)柜租用存放服務(wù)。展覽期間人來人往，難免零亂，所以小件展品和貴重物品等應(yīng)自己妥善保管。
如果是特裝修的展位，不要忽略了貯藏室的設(shè)計(jì)和搭建。貯藏室可以放置公司禮品、文化和工作人員的衣服、隨身物品等。標(biāo)準(zhǔn)展位的參展工作人員則應(yīng)隨身攜帶公文箱包，用于攜帶和臨時(shí)存放小件物品、錢財(cái)?shù)取?
