一般情況下，展會(huì)預(yù)算主要需要分析的是交通費(fèi)用、會(huì)場(chǎng)展臺(tái)費(fèi)用、住宿費(fèi)用。
一、會(huì)場(chǎng)展臺(tái)費(fèi)用
1、會(huì)場(chǎng)展臺(tái)租金：一般情況下，展臺(tái)租金涵蓋了像激光指示筆、桌椅設(shè)施、聲像系統(tǒng)、主席臺(tái)等一些常用設(shè)施。諸如投影儀、裝飾品、展架和參展商自己需要的加裝裝置等一系列的飛常規(guī)設(shè)施就不在此列了，這些可能就要考慮增加另外的預(yù)算了。
2、會(huì)展設(shè)施租賃費(fèi)用——此部分費(fèi)用主要是租賃一些特殊設(shè)備，如投影儀、筆記本電腦、移動(dòng)式同聲翻譯系統(tǒng)、會(huì)場(chǎng)展示系統(tǒng)、多媒體系統(tǒng)、攝錄設(shè)備等，租賃時(shí)通常需要支付一定的使用保證金，租賃費(fèi)用中包括設(shè)備的技術(shù)支持與維護(hù)費(fèi)用。值得注意的是，在租賃時(shí)應(yīng)對(duì)設(shè)備的各類功效參數(shù)作出具體要求（通常可向?qū)I(yè)的會(huì)展服務(wù)公司咨詢，以便獲得最適宜的性價(jià)比），否則可能影響會(huì)展的進(jìn)行。另外，這些會(huì)展設(shè)施由于品牌、產(chǎn)地及新舊不同，租賃的價(jià)格可能相差很大。
3、會(huì)場(chǎng)布置費(fèi)用——如果不是特殊要求，通常而言此部分費(fèi)用包含在會(huì)場(chǎng)租賃費(fèi)用中。如果有特殊要求，可以與專業(yè)的會(huì)展服務(wù)商協(xié)商。
4、其他支持費(fèi)用——這些支持通常包括廣告及印刷、禮儀、秘書(shū)服務(wù)、運(yùn)輸與倉(cāng)儲(chǔ)、娛樂(lè)保健、媒介、公共關(guān)系等。基于這些支持均為臨時(shí)性質(zhì)，如果會(huì)展主辦方分別尋找這些行業(yè)支持的話，其成本費(fèi)用可能比市場(chǎng)行價(jià)要高，如果讓專業(yè)會(huì)展服務(wù)商代理，將獲得價(jià)格相對(duì)比較低廉且服務(wù)專業(yè)的支持。
對(duì)于這些單項(xiàng)服務(wù)支持，主辦方應(yīng)盡可能細(xì)化各項(xiàng)要求，并單獨(dú)簽訂服務(wù)協(xié)議。
二、住宿費(fèi)用
住宿的費(fèi)用應(yīng)該非常好理解——值得注意的只是住宿費(fèi)里面有些價(jià)格是完全價(jià)格，而有點(diǎn)是需要另外加收政府稅金的。對(duì)于會(huì)展而言，住宿費(fèi)可能是主要的開(kāi)支之一。找專業(yè)的展會(huì)策劃公司通常能獲得較好的折扣。
正常的住宿費(fèi)除與酒店星級(jí)標(biāo)準(zhǔn)、房型等因素有關(guān)外，還與客房?jī)?nèi)開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目有關(guān)——譬如客房?jī)?nèi)的長(zhǎng)途通訊、洗換、迷你吧酒水、一次性換洗衣物、互聯(lián)網(wǎng)、水果提供等服務(wù)是否開(kāi)放有關(guān)。會(huì)展主辦方應(yīng)明確酒店應(yīng)當(dāng)關(guān)閉或者開(kāi)放的服務(wù)項(xiàng)目及范圍。
三、交通費(fèi)用
交通費(fèi)用分為出發(fā)地到會(huì)展產(chǎn)地的交通費(fèi)用、會(huì)展期間的交通費(fèi)用和會(huì)展結(jié)束返程費(fèi)用，出發(fā)費(fèi)用和返回費(fèi)用一般包括航班、鐵路、公路、客輪和最后從車站到住宿地的交通費(fèi)用，展會(huì)期間的費(fèi)用主要就是從住宿地到展會(huì)的往返交通費(fèi)用和展會(huì)到餐飲、商務(wù)交際地、商務(wù)考察交通費(fèi)用等等組成。
